Dette må du tenke på når du skriver fraser

Når du skriver en frase, må du både tenke på hva leserens behov er, hva Skatteetatens behov er og hvordan frasen din skal passe til innholdet som allerede ligger i brevmalen. Det betyr at du må ha brevmalen foran deg når du skriver frasen. Skriv gjerne frasen inn i brevmalen slik at du kan se hvordan den passer inn.

Siden vi har forskjellige skrivestiler, er det fort gjort at frasen din kan se ut som den ikke hører helt hjemme i brevet. Derfor har vi noen anbefalinger om hvordan du går fram når du skriver en frase.

Slik gjør du det

• Start med å lese gjennom brevmalen.
  Hvilken stil, tone og struktur har den? Teksten du skriver skal passe inn med resten av innholdet slik at det hele blir én, sammenhengende tekst.
• Finn ut hvor frasen din hører hjemme.
  Ofte ligger det en mellomtittel klar i brevmalen der den frasen du skriver skal høre hjemme. Det betyr at du må tilpasse frasen din til mellomtittelen. Hvis det ikke ligger en mellomtittel klar, må du skrive en mellomtittel og sørge for at denne følger skriveregelen for titler og mellomtitler. Den må også passe med de andre mellomtitlene i brevet. Pass på at du får en fin overgang mellom brevmalen og frasen, slik at det ser helhetlig ut.
• Finn ut hvilket ordforråd brevmalen har.
  Bruk de samme ordene og uttrykkene. Hvis du bruker nye fagbegrep i teksten din, må du forklare hva de betyr.
• Legg merke til strukturen.
  Er setningene korte, eller er de lange? Er det store eller små avsnitt ellers i teksten? Husk at når du er ferdig med et tema, skal du starte på et nytt avsnitt.
• Sjekke at skrifttype, størrelse og linjeavstand er riktig.
  Skrifttypen skal være Arial, i størrelse 11 eller 12. Hvis du skal utheve tekst, er det fet tekst du skal bruke. Linjeavstanden skal være 1,15. Noen brevmaler er dessverre ikke oppdatert på dette, og da skal du følge brevmalens skrifttyper og oppsett.

Dette skal du sjekke til slutt:

• Har du brukt -ing og -else?
  Les gjennom teksten din og se etter substantiver som slutter på -ing og -else. Disse gjør du om til verb i stedet, for eksempel bytter du ut «gjøre en vurdering» med «vurdere». Da skriver du aktivt.
• Avslutter du verbene dine med en s?
  Da blir språket ditt passivt, og det blir vanskelig å få frem hvem som skal gjøre hva. Det vil du helst unngå. I stedet for å skrive «dette må dokumenteres», så skriver du «du må dokumentere dette».
• Har substantivene dine bestemt form?
  Hovedregelen er at vi skriver substantivene i bestemt form der vi kan. Det betyr at du legger til endelsen -en og -ene til substantivene. For eksempel er «frist» ubestemt form, mens «fristen» er bestemt form.
• Har du brukt bindeord for å få teksten til å henge sammen?
  Vi har mange bindeord, for eksempel «og», «hvis», «når», «derfor», «fordi» og «slik». Når du bruker bindeord, blir det enklere for brukeren å forstå sammenhengene i teksten din. Et eksempel på dette er: «Du må betale avgiften fordi du ikke har svart på brevet vårt.»
• Finner du skrivefeil, formateringsfeil eller tekst som er markert i rødt?
  Da retter du opp i dette. All tekst skal være korrekt, og i riktig farge og formatering.

Helt til slutt: Les gjennom hele brevet. Flyter teksten og innholdet godt? Ser det ut som det er én person som har skrevet hele brevet? I så fall er du i mål!